经过了前面篇幅的介绍,相信大家对六个标准差已经有了一定的瞭解,也可能跃跃欲试想要一展身手,不过我认为六个标准差的重点应该是它的过程。结果当然也很重要,但如果没有经过不断地脑力激盪、选定目标、拟定对策、执行对策、查核对策效果、制定有效的标准程序,如此反覆,可能就很难尝到这种高品质所带来的甜美果实。
而为了达到六个标准差的目标,我们通常採用会採用一种叫做【PDCA循环】的手法,这种循环是由品管大师「戴明博士」所提出的,而且戴明还把这个手法带到了日本并且推行,也造就了近代日本大量生产品质的大跃进,日本还把每年一度代表最高品质的奖项称之为「戴明奖」,以纪念戴明博士的贡献。
而【PDCA】之所以叫做「循环」,是因为品质的提昇并非一蹴可几,也不是只做一次品质改善就可以达成,而必须经过一次又一次的流程改善与品质提昇方能达成,所以【PDCA】是个永无止尽的品质改善循环,大循环中还可以夹带小循环。改善完主要问题,原来的次要问题又会变成主要问题,要一直的改善下去,如此才能臻至完善,因为六个标准差其实就是在追求零缺点。
不过在开始执行【PDCA循环】之前还得先选定好一个主题,而这个主题必须要可以用数字来衡量,或是想办法让它可以数据化,否则就很难有判断标准,也就无法衡量所执行的对策有没有效果。比如说,我们要衡量小孩读书读得好不好,不能用感觉的,也不能问老师说我家小孩读得好不好,感觉好不好是无法衡量的,所以就有了考试,虽然很多人痛恨考试,但考试的分数就就是一个可以衡量读书读得好不好的标准,除非你有更好得方法。
下面我们就来解释一下何谓【PDCA循环】,它基本上是由四个英文字母的第一个字所组成的,分别为:P(Plan,计画)、D(Do,执行)、C(Check,查核)、A(Action,处置)。
Plan(计画):
我们在选定改善的主题之后,首先得分析问题是什么,瞭解其现况,并且试着找出造成问题的各种可能原因,然后拟定对策,这就是计画,也就是前置作业。
在分析问题现况时,应该要先收集资料,资料的收集首重正确性,否则后面的一切作为可能都将白费,资料收集刚开始的时候,负责人最好要实际督导其方法与填写的正确性,以釐清资料收集时可能发生的各种模稜两可的判断错误,或填错表格的问题。资料的统计建议採用直方图(柏拉图)之类的工具来区别问题的轻重,通常我们会把改善问题的重点放在最前面三个主要的问题上面,免得造成资源不足的问题,等到主要问题解决了,原本为次要的问题就会变成主要问题,这就是为何每次循环都只处理主要问题就可以了。
寻找可能原因时,可以利用鱼骨图(要因分析图)、心智图(mind map)、脑力激盪、或5W1H (Who, What, Where, When, Why, How)之类的工具来联想各种可能的原因,然后根据经验选定一些主要原因,再针对这些主要原因来制定可行的对策。
Do(执行):
依照前面计划好的对策,一项一项分别实施、试行或实验,并纪录其结果。切记一定要一项一项来实施,如此才能层别出各项对策的效果。要是同时执行两个以上的对策,假使有了效果,也很难知道是那一项对策有效果,搞不好其中还有反效果的对策呢。
执行对策时,难免对既有的工作造成些影响,或有人反弹,这时应该要充分地沟通以减低执行的阻力,负责人也需随时注意瞭解对策执行的状况,即时反应以应付各种可能发生的异常,使计画可以实行顺利。
Check(查核):
观察及分析对策实施的成果,评估对策执行是否有效,如果对策失败,也应找出失败的地方及原因,加以检讨。
Action(处置):
总结成功的经验,把有效的对策制定成相对应的正式标准,比如说制定、或修改工程规格,或是改变生产作业流程,或是更换使用材料…等。把未解决、新出现的问题转入下一个PDCA循环。
延伸阅读:
六个标准差的实例探讨
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