2015/03/18 • 没有评论

电子邮件礼仪－如何正确使用电子邮件

相信【电子邮件(Email)】已经是现代公司经营不可或缺且必备的沟通工具之一，举凡工作交待、开会通知、会议记录、问题澄清、观念沟通…等都离不开它。

但是，你知道写电子邮件也是需要有【礼仪】的吗？你是否曾收到过一些莫名其妙的电子邮件？有的可能没有邮件主旨(subject)，有的可能文不对题（标题与内容不符），有的则是写了一大堆的内文，读完之后却不知道邮件是针对谁而发，还有人把电子邮件当即时通来用，同一个主题一个小时内来来回回发了几十封，还传给一大堆不相干的人… 等。

其实写【电子邮件(email)】就像与人谈话一样，也是需要有基本礼节的，想想文章前面提过的那些状况，收到电子邮件的各位心里将作何感想？

那我们自己在写电子邮件时是否也同样让对方有这种不好的感觉呢？下面就让我们来谈谈如何有礼貌的写一封电子邮件吧！

一、电子邮件要有明确的对象(TO)与观众(CC)

既然我们可以用谈话来比喻写电子邮件沟通，那我们在谈话时都会有个确定的对象及观众(选项)吧，好吧！也许讲悄悄话时只有对象没有观众。

所以我们在写电子邮件时，也应该要有个明确的对象，对不对？要不然谁知道这封电子邮件是写给谁看的呢？这个对象就对应到电子邮件里的【收件者(TO)】，提醒你【收件者】最好只有一个，一次同时对很多人讲话很累耶！除非你是上司对下属做佈达时，才会这样吧；不要把观众们也当成了谈话的对象，观众就应该把她(他)们放到【副本(CC)】就好了。

以188金宝搏苹果下载的经验为例，如果有一封电子邮件的内容跟我有点相关又不太相关，可是邮件给了一堆人，既然不是指定只给188金宝搏苹果下载一个人，那我干麻自己跳出来说这是我的工作，其他人应该也都有类似的想法，弄到最后就是没有人回答这封电子邮件。

所以就算不知道问题是谁的，也应该弄清楚谁的可能性比较大，先把邮件指定给一个人，如果不是那个人的问题，那个人至少也会回答你不是他的问题，或是帮你把它转到他认为正确的人身上，这样就可以让工作顺利进展下去，而不是停在那里。

二、电子邮件要有适当的主旨，切忌文不对题

有了谈话的对象及观众后，接下来应该要有谈话的主题，主题就是电子邮件的【主旨】，没主旨(空白)的邮件让人觉得非常没礼貌。请注意：主旨应该要有强烈的代表性，让人看到主旨就知道这封电子邮件在谈论什么，其实把主旨想成文章标题可能更适切些。

有时候同一主旨的电子邮件谈久了，会有人突然转到别的话题，可是依然沿用相同的主旨，这也是非常没礼貌的事，就好像我们谈话谈到一半时，突然有人插进一句完全不相干的话题一样。这时候应该要改变电子邮件的主旨，启动另一个谈话的主题才对。

有时候188金宝搏苹果下载会看到有些电子邮件很明显的文不对题，拿别人的主旨来谈别的事情，就好像我明明要来和你谈『今天吃饱了没？』，却听到谈话内容是『你今天嗯嗯了没？』，会有点错愕；这时候我会在回覆这封电子邮件时，主动的把主旨改过来以符合谈话内容，或是在原来的主旨后面用括号写上新的主旨。

另外，「主旨切题」之所以重要，是因为像188金宝搏苹果下载有时候一天200～300封电子邮件，一个礼拜下来就有上千封的电子邮件，有时候得回头找以前看过的电子邮件，这时候就得用「搜寻关键字」来找，如果文不对题的电子邮件，别说不一定可以用关键字搜寻得到，就算搜寻到了，光看邮件标题大概也弄不清楚内容，这时候找出一封电子邮件就会非常累人了。（以后会再有文章谈论如何有效率的管理电子邮件及搜寻电子邮件）

三、拿起电话直接沟通吧！勿把电子邮件当即时通

有些人喜欢把电子邮件当成「即时通」来用，每封电子邮件都只有短短的一句话，邮件飞来飞去，搞得大家都被电子邮件塞满，如果无法三封电子邮件都无法沟通清楚或是还有太多的不确定因素时，请拿起电话直接跟对方沟通吧！或走过去直接面对面沟通，毕竟见面三分情！没有在同一个办公室，听听声音直接沟通也会比电子邮件有效率，不是吗？沟通后在发一封备忘录(memo)之类的邮件来纪录两人之间的协议就完成了，免去了电子邮件满天飞的问题。

有时候发邮件及收邮件的人明明就坐在隔壁，可是却得用电子邮件来沟通，这不是有点本末倒置，难道这两人的关系这么糟？

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