如何使用电子邮件来管理[代办清单(To-do list)]

还记得188金宝搏苹果下载 之前一直强调说电子邮件不需要特别做什么分类，只要平日养成良好的电子邮件习惯就可以了，今天188金宝搏苹果下载 正在尝试打破原本的坚持，帮自己的电子邮件稍微做出一个分类（迷之音：打脸了！怎么才说过的话现在就反悔了），其实这个分类的目的是为了达到「使用电子邮件来管理代办清单（To-do list)」的目的，而且只是增加一个【Complete(完成)】的资料匣，来存放已经完成任务的邮件。

因为电子邮件已经是188金宝搏苹果下载 平常工作不可或缺的管理及沟通工具之一，而且188金宝搏苹果下载 现在一天的工作中几乎有一大半只要坐在电脑前就可以搞定，所以如果可以直接利用电子邮件来列出「代办清单」并当作时间管理与工作排程的工具，而不再仅仅只是沟通的工具，相信会在工作上提昇不少效率。

所以下面就来看看如何开始使用电子邮件来管理日常的代办清单吧！因为188金宝搏苹果下载 一直使用[Microsoft Outlook]作为邮件的收发信软体，所以下面的方法也都是使用Outlook来表达。

一、下定决心用「收件匣」作为「代办清单」列表

其实想想，188金宝搏苹果下载 现在每天打开电脑（其实公司电脑没有在关机）检查电子邮件，邮件清单上几乎都是老闆或同事交代自己该做的工作，有些则是我们交待别人工作的进度回报或是报告，所以电子邮件的「收件匣」其实就是我每天的「代办清单」，我只要每天把收件匣的这些任务邮件处理完就算是完成当天的大部分工作了。

二、将「非待办邮件」移出「收件匣」

可是你会发现这份收件匣的「代办清单」中其实存在着许多杂乱的资讯，比如说上课资讯、垃圾广告邮件、或是一些公司公告与通知等不重要的讯息，还有已经完成的任务…等。所以

• 第一步：要清除「代办清单」上的垃圾邮件。建议可以用「过滤器」或「规则」把这些日常已经确定是垃圾的邮件自动直接移出收件匣。
• 第二步：把一些日常琐碎不太重要的邮件（比如说上课资讯、通知、政策公告）的邮件快速浏览一遍，然后将不需要再处理的邮件移出收件匣，可以考虑用不同的颜色来标示这些特定人士或单位所寄来的邮件。参考文章：如何正确使用电子邮件－颜色管理（Outlook 2010）
• 第三步：把剩下的邮件每一封邮件打开来详细阅读，可以处理的就马上回覆邮件，并把已经完成任务的邮件移出收件匣，如果无法即时处理的邮件则使用「标帜」来标示其重要度或需要处理的时效（今天、明天、本週、下週完成），Outlook也可以标示邮件提醒的时间。 也可以考虑将已读的邮件再变回未读的组体字，不过我还是比较建议用用标帜来标记。
  
• 阅读邮件时，如果发现邮件主旨与内容不符，记得要做些修改以确保主旨与内文相符，这样也会有利后续的追踪与搜寻。参考文章：如何正确使用电子邮件－电子邮件礼仪

三、使用「权重」来排序区隔「代办清单」邮件

上面的介绍中有说明要使用「标帜(flag)」来标示「待办邮件」的重要性或需要处理的时效。其实Outlook邮件软体有好几个标帜可以使用，但我觉得这样这个「待办(follow up)」标帜比「重要性(Important)」标帜来得好用，因为「待办」标帜不只可以标示时间的急迫性，还可以标示特定时间来提醒我们某邮件该处理了。

当我们开始标示电子邮件的急迫性之后，就可以用它来排序并区分邮件待处理的权重了，只要在Outlook邮件软体的「标帜(flag)」标头上点击一下，就可以指定用标帜来排序邮件，再点一下则会变成逆向排序。这么一来我们的收件匣就可以很清楚的重要待处理的邮件排在前面，而比较不重要的邮件则往后排。

四、让Outlook自动标示新邮件的权重

Outlook邮件软体有很强大的【规则及通知(Rules and Alert)】功能，善用其规则可以帮我们达成邮件自动标示权重的目的，可以让当我们每天检查邮件时就可以一目了然，而不需要手动更改标帜。

比如说我们想标示「只寄给我」的邮件权重为「今天(Today)」。

1.可以按一下 [档案](file) 索引标籤。

2. 再按一下 [管理规则及通知](Manage Rules & Alert)。

3. 在 [规则及通知] 对话方块的 [电子邮件规则] 索引标籤中，按一下 [新增规则]。

4. 选择[将某人的邮件标帜为待处理事项]（Flag message from someone for follow-up）。按「下一步」(Next)继续。

5. 先选取「set only to me (只给我的邮件)」，然后按「Finish」按键。
其他两个项目我圈起来是比较常用的，「from people or public group 」来自特定的寄件者或群组；「with specific words in the subject」邮件主旨有特定关键字。不会设定的话再留言讨论吧！因为我只有英文版的Outlook。

6. 之后只要有新的电子邮件接收进来就会被自动判断，如果邮件只寄给我就会被标示为「Today(今天)」的标籤。其他也可以设定特定寄件者，比如说老闆的邮件，或是邮件主旨内有特定关键字都可以做设定。

五、记得将已完成任务的邮件移出收件匣

Outlook其实有个「快速功能键」可以设定，让已经完成任务的邮件快速移动到特定的目录资料匣并且清除标帜，不过因为步骤有点多，要按滑鼠右键 》选择「Quick Steps」》选择「Completed」才能完成动作，似乎没有直接用滑鼠拖曳过去特定目录来得快，所以下面的仅供参考。也可以按「Create New」 来创立新的动作内容。
（后记：后来188金宝搏苹果下载 发现这个快捷键功能可以放到目录的功能块上，只要按一个滑鼠按键就可以将特定邮件搬到指定的目录，而且还可以降低拖拉邮件不小心搬到其他目录的风险，下个文章会介绍如何使用：设定Outlook 2010快速步骤简化日常重复工作）

 

这篇写得有点多，有点体力不支了…后续有机会再谈吧！

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