2016/09/05 • 2条评论

如何正确使用电子邮件─避免寄错邮件的对象

188金宝搏苹果下载强烈建议你在发送电子邮件以前，记得一定要再检查一次电子邮件发送的对象是否都正确无误。

你是否还记忆犹新，不小心把一封向好同事八卦、诉苦、抱怨(Complaint)对方的电子邮件误寄给了自己抱怨的对象呢！这下可真的糗大了，而且久久不能自己。你会怎么处理这封寄错信的尴尬呢？装做不知道？还是期待老天爷施个魔法让这封邮件消失于无踪，或是期待对方不会看到这封电子邮件？

188金宝搏苹果下载认为最好的解决办法，就是勇于面对现实 ─ 向对方『认错』，亲自打个电话或是直接拜访对方，说明自己没有恶意，只是因为一时的气愤，失去了理智，请求对方原谅，虽然不一定可以百分百有用，但总比什么都不做来得好。要谨记不当的电子邮件有可能使你丢脸，甚至丢了工作。

会这样子，其实都是拜电子邮件太过于方便所致，常常让人在不经意的情况下就草率的寄出一封电子邮件，以 MS-Outlook来说，从Outlook 2003以后的版本，Outlook都贴心的帮使用者记住自己曾经寄送过的收件者及副本收件者的邮件地址，免去自己重复填写邮件地址的麻烦。但这个功能也给使用者带来了麻烦，因为Outlook的使用者只要输入电子邮件的前面几个字，尤其是英文字，Outlook就会帮忙列出所有相符的邮件地址，如果一个不小心就会选错邮件地址而寄错对象。

为了防止这类事情的发生，进而引起不必要的麻烦，建议你採取下列的措施并养成良好的电子邮件习惯：

1. 不要使用公司的电子邮件来说长道四。

意思就是说除了公事之外，不要用公司的帐号来谈个人的私事，连评论他人都不要，更别涉及情绪上的攻讦。现代人以为电子邮件可以取代一切沟通的管道，所以无论是报喜、报忧、甚或是骂人的话，都会透过电子邮件代为传达。

要注意的事，电子邮件可是「白纸黑字」，日后都可以当作是呈堂证供，不可不慎。如果真的手痒，非写不可，那就使用私人的邮件帐号，最好也不要透过公司的网路，因为有些公司会对所有的往来的邮件通讯列管。

2. 寄发电子邮件前请花点时间，再三的确认收件人及副本收件者的地址是正确的。

老人家常说【事缓则圆】，邮件写好后记得在检查一下，越是着急的邮件，越要沉得住气，寄发电子邮件前在检查一次，寄送的对象是否正确，内容是否合宜。

3. 利用 [MS-Outlook] 来回收(Recall)已寄出的邮件

如果公司内使用Outlook这套邮件管理系统，那你就有机会回收(Re-call)已经寄出的电子邮件，但这个方法不能说可以百分之百成功，前提还得对方还没开启这封电子邮件，你才有机会成功回收已寄出的电子邮件。

※请注意：这个功能只有在[寄件者]及[收件者]都是使用Microsoft Exchange伺服器时才有效，如果中间有透过公司以外的伺服器传送的话，就很有可能失败，所以比较适合使用 Microsoft Exchange 的公司内部电邮回收。

关于如何使用Outlook的【回收】功能及详细的【回收】成功与否，请参考下面的文章。

Outlook2003 English 回收(recall)已发送出去的电子邮件

～不管邮件回收成效如何「预防还是胜于补救」～

延伸阅读：
电子邮件礼仪－如何正确使用电子邮件
 你如何分类整理电子邮件？提升工作效率
 如何使用电子邮件来管理[代办清单(To-do list)]
如何正确使用电子邮件－颜色管理（Outlook 2010）