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《Youtube》你会帮电子邮件做分类?分类后会提升工作效率?
188金宝搏苹果下载 这一次原本计画是要来谈谈「待办事项清单(To-do list)」的议题，可是写着写着，就发现在探讨这个主题以前，还必须得先釐清一个问题。那就是，大家现在上班应该都有在使用电子邮件(email)吧？那大家是如何管理自己的电子邮件的呢？你会对自己的电子邮件做分类吗？你的电子邮件分类后，有提升效率吗？所以，今天的主题就是要来聊聊「你是如何帮你的电子邮件做分类的？」
如果188金宝搏苹果下载 告诉你：「不需要对自己的电子邮件做分类，就是最好的分类」，你会不会觉得188金宝搏苹果下载 疯了？好吧，188金宝搏苹果下载 真的没有疯，而且以上的结论，是188金宝搏苹果下载 个人经过多年整理电子邮件后的经验。欲知详情，就让188金宝搏苹果下载 说给你听吧~
不要分类电子邮件
188金宝搏苹果下载 发现，当我们越帮自己的电子邮件做分类，日后再找到电子邮件就越困难。这是因为我们当初在帮电子邮件做分类的时候，就会产生分类分不清楚的情形，日后想要再找到该邮件时，同样的疑问仍然会再发生一次，于是我们可能就会需要花费更多倍的时间来找到那封不知道被归到那个类别的邮件，有时甚至还从此找不到。188金宝搏苹果下载 很惊讶的发现，把邮件分类分得越细，随着时间的流逝，日后想要再找到某封电子邮件就越发的困难。
来看看下面的例子吧！比如说，188金宝搏苹果下载 将自己的邮件分类成：品质、贴焊、测试、整机组装、特别任务等五个项目。可是开始使用后，就会发现有些电子邮件可能会同时关连到两个以上的分类，比如说客户抱怨公司出货的组装电路板(PCBA)有SMD零件空焊的问题，请问是该归到「品质」？还是「贴焊」的分类呢？假设归类到「品质」好了，因为是客户的抱怨嘛，可是后续发展，同一个主题的电子邮件却开始谈论起要修改钢板(stencil)来解决焊接空焊的问题，接着又发展到是否公司内的其他产品也有类似的问题必须解决，最后连老闆都介入并认为这件事兹事体大，希望可以成立一个专案小组来评估公司的整体DFx系统。
不知道大家有没有注意到，整个事件的发展，从原本的「品质」分类，变成了「贴焊」的分类，最后又演变成了「特别任务」分类，这些都是从同一个电子邮件的主旨衍生出的，大家可以告诉188金宝搏苹果下载 ，该如何去分类这一系列的电子邮件串呢？通通归在「品质」？还是分开储存于不同的分类，或者再新增一个任务分类？
其实，不管我们怎么分类，好像都无法达到日后方便寻找到该电子邮件的目的，既然邮件不容易归类，日后寻找起来就会搞不清楚要到那个分类中去寻找邮件，那我们干麻还要将电子邮件做分类呢？
大家可能会问：「可是如果不将电子邮件分类，日后不就更难找到电子邮件了吗？」
其实，不会喔！188金宝搏苹果下载 后来已经不再将电子邮件做什么分类了，可是想找一封以前的邮件，我总是可以很轻松的找到，而你却不一定找得到，为什么？其实只要善用电子邮件软体所提供的【搜寻】功能，再加上自己平日养成的良好电子邮件习惯，想要从茫茫的电子邮件海中捞出一封电子邮件真的不难。
其实，就算你不做任何邮件分类的情况下，想找到以前的邮件，也有以下几个线索可以用：
不过，在188金宝搏苹果下载 介绍这些方法前，你必须要捨弃对电子邮件分类的作法，也就是不再将电子邮件归入个别的资料夹中，而改以时间段来储存你的电子邮件，188金宝搏苹果下载 一般的作法会以年度为单位来将电子邮件储存于个人资料夹中，而这也是188金宝搏苹果下载 喜欢使用MicroSoft-Outlook的原因，188金宝搏苹果下载 建议一定要依照自己的电子邮件数量，来审酌衡量规划时间的分段，188金宝搏苹果下载 之所以使用年来分段，是因为188金宝搏苹果下载 的很多工作都是以年度来结算，而且188金宝搏苹果下载 的邮件数量也非常多。
如果，你的电子邮件数量较多，造成每次搜寻都得花费很多时间，那你可能就要考虑缩短时间段为「半年」，甚至是「季」。如果，你的电子邮件数量很少，你甚至可以将时间段延长为两年、更久，或者，根本就不需要分段。还记得188金宝搏苹果下载 前面说过，最好不要帮电子邮件做分类，其实，把电子邮件分成时间段也是一种分类，如果连时间段都不分，也不会影响到搜寻的效率，真的就不建议再分段了。
此外，使用Outlook的另一个优点，是它具有多样化的邮件搜寻功能，不只可以使用「寄件者」和「主旨」来搜寻邮件，也可以搜寻「内文」中的关键字，更可以设定搜寻收到邮件的日期间隔。
所以，我们可以依照印象中电子邮件的几个特性来做搜寻。
1. When: 事情大概是何时发生的？
可以从时间序来搜寻以前的电子邮件，想想邮件大概是在何时收到的。但这个搜寻的前提是你没有对电子邮件做分类管理，一但做了分类，搜寻起来就会有点给它麻烦了。
2.Who: 电子邮件是由何人发出的？
现在的电子邮件软体几乎都可以做到「寄件者」及「收件者」的排序，只要确实知道是何人所发来的邮件，或是寄给何人，应该不难找到。要注意的是，电子邮件对姓名排列有些软体是姓氏在前，有些则是名字在前。
3.What: 电子邮件谈论的内容为何？
一般我们会使用「主旨」来排序电子邮件，不过很多时候只看主旨也不一定可以找到邮件时，就可以使用「关键字」搜寻内容来找到邮件。比如说前面提到的「客户抱怨SMD零件品质问题」的邮件案例，如果我们知道是那个有问题的产品型号或是机种名称或客户名称，应该就可以很轻松使用「关键字」来精准搜寻到该邮件。
平日养成良好电子邮件书写习惯
前面188金宝搏苹果下载 拉拉杂杂说了几种电子邮件搜寻的方法，但这些其实都没有比，在平时就养成良好电子邮件书写习惯来得重要。怎么说呢？假设我们已经知道要找的电子邮件寄送的大概时间，也知道是何人寄送的，或许也知道邮件里谈论的大概内容「关键字」，可是邮件的标题却「文不对题」了。我
们还是拿前面「客户抱怨PCBA有SMD零件空焊问题」来比喻好了，假设邮件一开始的标题是【紧急！功能失效，请帮忙】，这可能是第一线客服人员沟通的电子邮件主旨，所以沿用了下来。但这样的邮件主旨，在过了一段时间后想寻找，就算这封电子邮件已经出现在你的搜寻清单中，你还是很有可能会遗落掉它，因为光看标题你根本就不知道这就是自己要找的那封邮件。
所以，为了方便我们日后花更少的时间就可以寻找到电子邮件，188金宝搏苹果下载 真的衷心建议，大家一定要养成下面几个电子邮件书写的良好习惯：
- 切记邮件标题主旨要与内文相符
写作的时候，文不对题是一件很严重的事，可是一到了电子邮件，大家似乎就习惯性地把它给忽略了。
来说一个比较简单的比喻好了，当你想找有关「看电影」的邮件时，如果看到的是「吃晚餐」的邮件主旨，你还会打开来查看吗？如果你记性够好，或许还会记得当时的情景，那就有给它可能，但~在大多时候，应该都没这个记性才对，所以一个符合邮件内容的标题主旨非常的重要。
一旦我们发现电子邮件有文不对题的情形时，记得要修改标题主旨并新增「关键字」。
因为188金宝搏苹果下载 平日的工作大概都跟产品制程及工程相关，所以都会尽量地把专案及产品的名称、料号、不良现象…等这些当作关键字写在邮件的标题主旨上。而Outlook这套邮件软体的一个很大优点就是标题主旨可以很容易修改，只要把滑鼠游标移到标题点一下就可以修改了。
而所谓的主旨修改，并是要你把原来的主旨移除，改成全新的主旨，这样反而让人觉得我们没有礼貌，而且也会对正在谈论这个主旨的其他人产生困扰，以为是个新的讨论。比较好的做法是在原来的主旨后面，用括号来添加关键字，或是修改后的主旨。
另外，有时候同一主旨的电子邮件谈久了，会有人突然转变成别的话题，可是依然沿用原来的主旨，这其实是非常没礼貌的事，这有点像我们谈话谈到一半时，突然有人插进一句完全不相干的话题一样。这时候我们应该做的，是改变电子邮件的主旨，启动另一个谈话的主题才对。如果不想让电子邮件的排序乱掉，也可以在原来的主旨后面加上括号并写上新的主旨。
- 电子邮件的收件者最好唯一
不知道你有没有这样的经验，收到一封同时寄送给很多人的邮件，而你只是众多的收件者之一，这封邮件没有指名道姓要谁来完成某件事，但还有可能是你，你会默默地捡起来做，还是当作不知道，反正又不是To给我的邮件。
比较好的做法，如果这封邮件就是要求某个人做事，或针对某人的沟通，那这封邮件应该只需要有一位收件者，其他要被知会的人都放在副本抄送的栏位就好了。想想看，如果你要跟老闆报告某件事的邮件，你会把邮件的收件者也同时发给其他人吗？这不仅仅是邮件礼仪，对我们在搜寻邮件时也可以起到一定的作用，因为搜寻时如果有两个以上的收件者，排序就会变得非常混乱。
后记：
188金宝搏苹果下载 发现，有些电子邮件软体有「标籤」的功能可以使用，标籤的作用是可以对同一封邮件给予多个不同的标籤名称，就像是帮邮件标记「关键字」一样，可以方便我们找到有相同标韱的邮件，解决了分类的单一性问题，分类就类似资料夹，每封邮件只能分给一个资料夹，标籤则比较像是索引，每一封邮件都可以黏贴多个标籤。这个标籤功能在Gmail上面就有，其实在Outlook上也有，但是却被叫做「分类(Category)」，有点不想跟着别人脚步的感觉，但是Outlook的「分类」不是很好用就是了。总之，「标籤」功能其实在部落格上也常常可以看到。
不过，不要忘了，Gmail的「标籤」或Outlook的「分类」功能都必须额外花时间手动对每一封邮件做设定，就算可以使用筛选，也没有办法做到精确标记，那么！你真的有时间每封邮件这样设定吗？时间久了，或是每天上百封的电子邮件，你真的会每一封邮件都这样标记吗？如果有这个时间，其实倒不如把邮件的标题主旨改好一点，并加入「关键字」，让邮件标题与内容相符，更可以节省时间与精力。
以上是188金宝搏苹果下载 这一集分享的内容。有意见的话，欢迎大家可以留言讨论。
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