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《Youtube》你平常都是如何整理、活用并有效管理电子邮件?
这篇文章我们依然暂时不聊电子制造与技术，而是延续上一篇文章有关「电子邮件」的话题，来聊聊，大家都是「如何整体、活用并管理自己的电子邮件呢？」
在上一篇《你会帮电子邮件做分类?分类后会提升工作效率?》的文章中，188金宝搏苹果下载 有跟大家说【不要帮电子邮件做分类，就是最好的分类】，这是因为我们无法将每封电子邮件都做出唯一的归类，也就是会搞不清楚要将电子邮件归到那个分类，日后想要寻找时，反而还要伤脑筋，到底要到那个分类中去把邮件给找出来，详细的内容要请大家回头去看188金宝搏苹果下载 写过的文章，当然你也可以去看188金宝搏苹果下载 的YouTube影片或听Podcast。
而这次，要来分享188金宝搏苹果下载 平常是如何管理自己的电子邮件，当然啦！188金宝搏苹果下载 的方法不一定适合每个人，但相信还是可以给大家一个参考。
首先、要下定决心使用「收件匣」来作为「待办事项清单」的工具
188金宝搏苹果下载 平常有有使用「代办事项清单(To-do List)」的习惯，后面188金宝搏苹果下载 会再找个时间来写一篇关于「To-do List」的文章。
188金宝搏苹果下载 以前在公司上班的时候，每天上班的第一件事，就是打开电脑的邮件软体，开始接收电子邮件，然后去沖一杯热咖啡，接着回到办公室开始阅读并回覆相关的电子邮件，几乎每天都得花大半的时间在处理这些电子邮件上。188金宝搏苹果下载 发现，这些邮件几乎都是老闆或同事交代自己该做的工作事项，有些则是我们交待别人工作的进度回报或是报告。
所以，我每天工作的事项，其实就已经有一大部分在电子邮件的「收件匣」里了，我只要每天把收件匣的这些任务邮件处理完毕就算是完成当天的大部分工作了。
既然如此，那将电子邮件的收件匣当作工作事项清单来管理，就是件很合理的事啰。
其次、将「非待办邮件」移出「收件匣」
你可能会说：「收件匣清单里的邮件不只有代办事项吧！应该还会存在许多杂乱的资讯，比如说上课资讯、垃圾广告邮件、或是一些公司的公告与通知等不重要的讯息，应该也会存在许多已经完成的任务邮件…等。」你会有这样的疑问就对了，表示你有用心，或者你曾经尝试过要解决问题。
所以，接下来188金宝搏苹果下载 会分三个步骤来告诉你「如何用收件匣来管理邮件中的待办事项清单。」
- 第一步：让系统自动清除「收件匣」上的垃圾邮件。以现在的电子邮件软体来说，这一点应该不难，建议你可以使用邮件软体的「过滤器」或「规则」这类的工具，来把这些已经可以确定是垃圾的邮件自动直接移到垃圾桶。
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第二步：接着快速浏览邮件清单，然后把一些日常琐碎不太重要的邮件移出收件匣。比如说上课资讯、通知、政策公告、FYI…等不需要立即处理的邮件搬移到我们前一篇文章说过的时间段资料匣中，这些邮件可以等我们有空的时候再来阅读。
188金宝搏苹果下载 的做法是，如果自己是这封邮件的【唯一收件者】，则我会将邮件标示为红色，因为这通常表示这封邮件是针对我而发的，有可能是客户的来信，也有可能是老闆或同事交代只有我能做的事项，所以这类邮件对我本人来说应该很重要，所以188金宝搏苹果下载 将之列为第一优先。这也是188金宝搏苹果下载 在前一篇文章中提到，写电子邮件的时候要保持良好习惯『尽量做到邮件只有一位收件者，其他的人都放在副本抄送的栏位就好。』
其次，188金宝搏苹果下载 会把老闆以及GrandBoss(也就是老闆的老闆)寄送来的邮件标示为蓝色，因为老闆的事情得要优先处理嘛，当然你也不一定得要这么狗腿啦，就是看个人对邮件重要性的划分而定！
另外，188金宝搏苹果下载 不建议使用太多种颜色，颜色管理虽然好用，但颜色一多反而容易让人眼花撩乱，建议除了原本的黑色外，再增加2～3个颜色就差不多了。
如果你想知道如何使用Microsoft-Outlook邮件软体来设定颜色管理，可以参考188金宝搏苹果下载 之前写的这一篇文章，虽然是Outlook2010的英文版本，但是操作上依然适用。
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第三步：把剩下的邮件每一封邮件都打开来详细阅读，可以处理的就马上处理或回覆，并把已经完成任务的邮件移出收件匣。
188金宝搏苹果下载 个人会使用Outlook的「快速步骤(Quick steps)」来制作快速功能按键，只要按一下滑鼠，就可以将已完成的邮件移动到指定的资料匣，既方便又快速。
如果是无法即时处理的邮件则使用「标帜」来标示其重要度或需要处理的时效，比如今天、明天、本週、或下週完成。Outlook也可以标示邮件提醒的时间，当然，你也可以不做任何标示。
另外，你也可以考虑将已读的邮件再变回未读的粗体字，不过个人还是比较建议使用标帜来标记邮件的时效性。
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在阅读邮件时，如果发现有邮件主旨与内容不相符的情形，记得要在标题主旨的后面，用括号来做出修改并加上关键字，以确保主旨与内文相符，这样我们以后在回覆邮件时就不需担心再有文不对题的邮件一直出现，而且这样也会有利我们后续利用邮件来追踪工作进度与邮件搜寻的成效。
不建议直接移除原来邮件的主旨并修改成新的主旨，这是担心日后在回覆邮件时，不同主旨会给人不同话题的感觉，而且日后邮件搜寻的时候，排序也比较无法连续。
188金宝搏苹果下载 之前在部落格中有写过几篇如何正确使用电子邮件的电子邮件礼仪文章，大家可以参考看看。
其三、使用「权重」来排序区隔「代办事项清单」邮件
在前面篇幅的讨论中，188金宝搏苹果下载 有说明要使用「标帜(flag)」来标示「待办邮件」的重要性或是需要处理的时效。其实Outlook邮件软体本身有好几个标帜可以使用，但我觉得这个「待办(follow up)」标帜比「重要性(Important)」标帜要来得好用些，因为「待处理」标帜不只可以标示时间的急迫性，还可以标示特定时间来提醒我们某某邮件该处理了。
当我们开始标示电子邮件的急迫性之后，就可以用它来排序并区分邮件待处理的权重了，只要在Outlook邮件软体的「标帜(flag)」标头上点击一下，就可以指定用标帜来排序邮件，再点一下则会变成逆向排序。这么一来我们的收件匣就可以很清楚的将重要待处理的邮件排在前面，而比较不重要的邮件则往后排。让邮件的重要性一目了然。
其四、让Outlook自动标示新邮件的权重
Outlook邮件软体有很强大的【规则及通知(Rules and Alert)】功能，只要懂得如何善用其规则就可以帮我们达成邮件自动标示权重的目的，可以让当我们每天检查邮件时就可以一目了然，而不需要手动去更改标帜。
比如说我们想标示「只寄给我」的邮件权重为「今天(Today)」。就可以这样操作。
1.可以Outlook的左上角的功能表，按一下 [档案](file)。
2. 再按一下 [管理规则及通知](Manage Rules & Alert)。
3. 在 [规则及通知] 对话方块的 [电子邮件规则] 索引标籤中，按一下 [新增规则]。
4. 选择[将某人的邮件标帜为待处理事项]（Flag message from someone for follow-up）。接着按「下一步」(Next)继续。
5. 先选取「仅传送给我 (set only to me)」，然后按「完成 (Finish)」按键。
其他两个项目我圈起来是比较常用的，第一个是「寄件者:个人或公用群组 (from people or public group) 」；另外一个是「主旨中有特定文字 (with specific words in the subject)」。
其他的就看自己的需要勾选。有些条件勾选后还得再做进一步的设定，比如说「主旨中有特定文字」 ，就必须要再设定特定文字。另外，设定标帜时可以选择待处理、参考资讯、转寄、无须回覆、请阅读、回覆、全部回覆、检阅等选项。
当你开始使用标帜功能，建议你可以将标帜栏位往前挪移到寄件者的前面，可以在Outlook的横条栏位名称上点击滑鼠右键，然后在快显功能表中选「检视设定」，开启对话框后选择「栏(C)…」，在对话框的右手边把原本预设在最下面的「旗标状态」往上移动到寄件者的前面就可以了。
什么！我在前面浪费那么多唇舌来解释，Outlook竟然给我出现bug，这旗标的状态栏居然是固定无法移动的？那你干嘛让我在显示设定的地方，可以将旗标栏往前移动啊，然后实际又动不了。印象中早期的Outlook版本好像是可以移动的耶！好吧！关于移动旗标栏位的这段，你就当作是听笑话好了。
6. 设定完之后，只要再有新的电子邮件接收进来就会被系统自动判断，如果邮件只寄给我就会被标示为「Today(今天)」的标籤。其他的，也可以设定特定寄件者，比如说老闆的邮件，或是邮件主旨内有特定关键字都可以做设定。
另外，可能也有人会说：「我不知道自己该设定那些条件为旗标耶！」这就表示你可能不需要设定邮件的权重，可以等到自己使用一段时间后再来设定也不迟，不是每一项都得照做的，重要的是，要找到一个适合自己的方法。
其五、记得将已完成任务的邮件移出收件匣
Outlook软体其实有个「快速功能键」可以设定，让已经完成任务的邮件快速移动到指定的目标资料匣并且清除标帜，这样可以免去手动使用滑鼠拖曳邮件时，不小心把邮件拖曳到错误资料匣的问题。如果你想知道如何设定，可以依照下面的步骤来操作：
- 请先确认你已经建立了一个目标资料夹，也就是要将已经完成的邮件移动过去的资料夹，这里我自己建立一个【Completed】的资料夹来当作范例。
- 点击横向功能表的「常用」，然后在带状功能区的 「快速步骤（Quick Steps）」 标籤中，按一下「新建（Create New）」。
- 这时会开启「编辑快速步骤」的对话框，在对话框的【名称（Name）】方块中，输入此新建快速步骤的名称。这里我输入【完成】当范例。然后在【动作（Actions）】的[选择动作]按下拉三角形，选择【移动到资料夹（Move to folder）】，因为我们希望把邮件移动到【Completed】资料夹。
- 接着会多出一栏「选取资料夹」，点击下拉三角形，在下拉清单中选择我们已经建立好的资料夹，这里我选择【Completed】这个我事先建立好的资料夹，然后按【完成（Finished）】。
- 接着我们在原来的动作底下再按一下【新增动作（Add Action）】，因为我们还要设定清除标帜(flag)。
- 这个地方应该已经很熟悉了，前面的步骤已经做过类似的动作，在【动作（Choose an Action）】底下新出现的「选择动作」栏位右边按下拉三角形，选择【清除邮件上的标帜（Clear flag on message）】。
- 当所有的动作都设定完成后，按【完成(Finish)】按钮。
- 完成后就可以看到这个新建立的【完成】快速步骤出现在「常用」功能区的「快速步骤（Quick Steps） 」标籤群组中的顶端了。如果只是变更快速步骤的设定，那么该快速步骤仍然会维持在原来的位置，如果想变更位置，则可以透过 [管理快速步骤（Manage quick steps）] 」来加以重新排列。
这样我们就建立了一个「快速步骤（Quick Steps）」的功能按钮了，请注意这个「快速步骤（Quick Steps）」会同时出现在个别开启的邮件以及邮件清单的功能区中，在邮件清单中如果同时选取多封邮件后使用快速按钮，也可以同时移动多封邮件，个人觉得还蛮好用的。
详细的操作可以参考这篇文章：设定Outlook 2010快速步骤简化日常重复工作
后记：
188金宝搏苹果下载 发现，有些电子邮件软体有「标籤」的功能可以使用，标籤的作用是可以对同一封邮件给予多个不同的标籤名称，就像是帮邮件标记「关键字」一样，可以方便我们找到有相同标韱的邮件，解决了分类的单一性问题，分类就类似资料夹，每封邮件只能分给一个资料夹，标籤则比较像是索引，每一封邮件都可以黏贴多个标籤。这个标籤功能在Gmail上面就有，其实在Outlook上也有，但是却被叫做「分类(Category)」，有点不想跟着别人脚步的感觉，但是Outlook的「分类」不是很好用就是了。总之，「标籤」功能其实在部落格上也常常可以看到。
不过，不要忘了，Gmail的「标籤」或Outlook的「分类」功能都必须额外花时间手动对每一封邮件做设定，就算可以使用筛选，也没有办法做到精确标记，那么！你真的有时间每封邮件这样设定吗？时间久了，或是每天上百封的电子邮件，你真的会每一封邮件都这样标记吗？如果有这个时间，其实倒不如把邮件的标题主旨改好一点，并加入「关键字」，让邮件标题与内容相符，更可以节省时间与精力。
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