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《Youtube》你如何使用代办事项清单(To-do list)工具?
188金宝搏苹果下载 原本就想写一篇介绍《代办事项清单(To-do list)》的文章，是因为之前有一篇文章与影片被人嫌自己讲话太啰嗦了！索性这次就来啰嗦个到底，来个以毒攻毒。所以，嫌啰嗦的！怕啰嗦的！这篇文章就请你跳过去吧！
平常你们都是使用什么工具来追踪和纪录自己的「待办事项清单」的呢？别告诉我，你从来就不需要纪录自己的代办事项清单，除非你的工作就是些一成不变的内容，否则事情一多，总会忘记一两件。听我三姑妈六姑婆说：『一个人只要同时手上有超过3件事要做，就很有可能会忘记1件事。』这时候待办事项清单就是个很好用的工具，188金宝搏苹果下载 有时候也会用待办事项清单来总结自己的季度或年度报告来条列成果清单。
实体笔本纪录待办事项清单
那么就先来说说自己的经验好了，早期在网路及手机还不是这么发达的时候，188金宝搏苹果下载 就习惯使用实体笔记本来记录自己的代办事项了。而纪录的代办事项清单内容其实也很简单，就是找一本有着横条纹的笔记本，然后在最前面写下当天的日期，后面则跟随记录代办事项的标题就可以。标题不用太详细，但至少得让自己现在以及日后都可以看得懂。基本上，就是要让自己看到这个标题，就会想起或知道，是什么事需要完成，比如说：「明年度预算准备」、「拜访PCB厂商」或是「缴交手机月费」等。
数位工具纪录待办事项清单
而随着智慧型手机及电脑与网路发达后，自己也开始改用数位工具来记录并管理待办事项清单。数位工具的优点是可以设定时间提醒，方便搜寻，也可以随时更新并记录详细的工作进度。但缺点也很大，就是会随着时间或是忙碌而经常忘记要来查看代办事项清单，就算有时间提醒，也会因为忙碌而选择性忽略，到最后忘记。对188金宝搏苹果下载 来说，数位工具还有一项致命的缺点，那就是很多电子组装厂的产线是禁止携带有相机功能的设备进入的，也就是不能带智慧型手机进入产线，因为有保密防谍的需求。
所以，到了后来，自己就发展出同时使用实体笔记本和数位工具并存的方法，188金宝搏苹果下载 会把实体笔记本当成随身的代办事项清单记事本，可以到处带着并随时记录。然后每天固定一个时间将新增事项以及需要更新的待办进度誊写到数位工具内。
188金宝搏苹果下载 发现，使用实体笔记本有一个很特别的优点，就是每当完成一件事项的时候，就可以很豪爽地拿笔将待办事项从清单中给划掉，对自己的心情很有疗癒的效果，说白了就是一个「爽」字。而且，188金宝搏苹果下载 都还会特别用红笔来划掉已完成的事项，每当自己工作累了，或是没有动力时，就回头来检视清单中已经完成的代办事项，看着满满当当已经划着红线的笔记本，还会莫名地出现一种虚荣的成就感。
这里，有一点要特别提醒大家，如果使用实体笔记来记录待办事项清单，要记得每隔一段时间，就要把还未完成的事项誊写到最新的页面上，这样才能随时保持未完成事项集中在一起，方便检视，因为总有一些待办事项会因为某些原因在过了一段时间仍然无法完成或自己不想完成，我们就可以趁着重新誊写的时候，重新检视一下这些未完成的待办事项，并确认是否还有完成的必要，因为在个人的经验里，清单中总会出现一些事项，在当下觉得很有必要完成，但过了一段时间再看，就觉得没必要。你是不是也会有这样的情形发生呢？你又是如何处理这种情况的呢？欢迎分享你的方法与看法喔！
另外，随着网路的发达与电子邮件应用的兴起，188金宝搏苹果下载 发现自己每天的工作事项，其实已经有一大部分都已经在电子邮件的收件匣与寄件匣里了，所以自己也开始尝试使用电子邮件来管理待办事项清单。只是随着每天邮件数量的增加，如何有效管理电子邮件的待办事项清单也变得越来越复杂，还好188金宝搏苹果下载 自己有摸索出一套管理电子邮件与邮件上待办事项清单的方法。
有兴趣的朋友可以参考188金宝搏苹果下载 前面两集的Youtube影片或Podcast频道的内容。
当然，代办事项清单的功用可不仅仅是上面说的，可以帮助人们记忆代办事项避免遗漏这个功能而已，它其实也可以用来标示代办事项的优先性，让我们可以更集中精神在重要且急迫的事情上，提高工作效率。只是个人不太喜欢标示他们的优先性，因为当你把太多代办事项都表示为优先，也就跟没有标示一样，况且大家应该都曾经碰到过，有些明明是很为重要的事项，但自己就是一点劲儿也提不起来想要去完成，倒不如先去完成一些轻松的事项后，得了些成就感，再来伤脑筋这些重要的事项。
艾森豪矩阵
不过，考虑到有朋友可能还无法自己拿捏代办清单中的分寸，188金宝搏苹果下载 就来简单介绍一个实用的工具，叫做「艾森豪矩阵」。这个矩阵，也称为「急迫性与重要性矩阵」，可以帮助我们更清楚地判断每件事情的优先顺序。
而艾森豪矩阵的使用也方法很简单。就是将待办事项依据「重要性」与「紧急性」两个轴向，分成四个象限。可以在图纸或是萤幕上画出一个十字，X轴表示急迫性，Y轴则代表重要性，这样就能分出【重要且紧急】、【重要但不紧急】、【不重要但紧急】、【不重要且不紧急】等四个象限。
首先，属于【重要且紧急】的事项，英文称之为[Do]象限。当然就是需要最优先处理的部分。这些通常是那些不做就会带来立即影响的事情，比如会危害到生命安全或是影响重大工作的事项。又比如说有一项交办给你的不良分析报告，而你的老闆已经答应客户的要求，会在24小时内提交更新进度。
接下来是【重要但不紧急】的事项，英文称之为[Schedule]象限。这类事项虽然不需要马上处理，但它们对长期目标或自己的成长非常关键，所以应该为这些任务安排时间去进行。像是规划职业目标、学习新技能或健康计划等。又比如说老闆交办你一项明年度的工作目标并列入考核，要你写出一份”电子零件保存期限”的公司内部文件规范。
然后，我们来看看【不重要但紧急】的事项，英文称之为[Delegate]象限。这些事项虽然需要立即处理，但对你来说并不是特别重要，可能是别人可以代劳的事项，或是对你没那么高的价值。如果可以的话，建议将这类任务委派给他人来处理，或者考虑拒绝。比如说客户要求你寄送一片不良的PCBA给他分析，你就可以请助理帮忙包装并寄送。
最后一个象限是【不重要且不紧急】的事项，英文称之为[Eliminate]象限。基本上就是那些对你没有太大实质意义的事情。这些事情不会带来长期的正面影响，比如打电动游戏，或是无目的的社交媒体浏览。如果可能，应该将这些事项直接从你的清单中剔除。再举个例子好了，比如老闆随口要求你如果有空的话，要把英文学好，这就是可有可无的事项了，就算真的写进了待办事项清单中，你也不一定可以做得到，更何况还不知道标准在哪里，如果将它写进待办事项清单中，搞不好就只会变成一句勉励自己的标语。
以上就是关于《艾森豪矩阵》的方法，虽然听起来不错用，也可以帮助我们用来决定待办事项优先顺序，但188金宝搏苹果下载 个人觉得，如果你已经是个老经验，其实在你决定记录代办事项到清单中的时候，自己应该就已经在脑子里过滤过一次了，基本上也不会将那些明显可以被归类为【不重要且不紧急】的事项写入清单中，其他的事项则都是该做的；有急迫性的事项自己也应该明瞭会马上处理或是被人逼着处理；而急迫性的事项一旦过了时效，基本上也就不急甚至不重要了。所以，188金宝搏苹果下载 前面才会说，自己不太喜欢标示待办事项的优先性，因为意义不大。
好了，以上拉拉杂杂的说了一堆，重点其实也就是分享一个《代办事项清单》这个简单的方法，看官老爷们觉得这这样算不算啰嗦？
最后，188金宝搏苹果下载 要再强调一次，这只是188金宝搏苹果下载 个人的经验分享，不一定适合所有人。
你可能也有自己使用待办事项清单的独特做法与想法，如果可以，欢迎大家可以留言互相讨论。
YouTube影片：你如何使用代办事项清单(To-do list)工具?
Podcast：你如何使用代办事项清单(To-do list)工具?
延伸阅读：
- 电子邮件礼仪－如何正确使用电子邮件
- 你如何分类整理电子邮件？提升工作效率
- 如何使用电子邮件来管理[代办清单(To-do list)]
- 用实体记事本追踪记录「待办工作」时的注意事项
- 电子邮件小技巧：用资料夹分类电子邮件是最糟糕的管理
- 你用什么工具来追踪纪录「待办工作清单」？188金宝搏苹果下载 用笔记本
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