你如何分类整理电子邮件？提升工作效率

如果你是看到这个【电子邮件如何分类】标题才进来看这篇文章，那得先跟您说声「对不起！」要让你失望了，因为188金宝搏苹果下载 个人是抱持电子邮件不需要分类主义者，188金宝搏苹果下载 个人认为电子邮件唯一需要分类的就只有日期，而目的只是不希望档案过大，造成系统变慢，或造成寻找电子邮件的困难，如果以上两个顾虑都不是问题的话，那188金宝搏苹果下载 强烈建议大家不需帮电子邮件做分类。

188金宝搏苹果下载 发现有很多人觉得电子邮件一定要分门别类，其目的不外乎为了日后可以方便依照分类来寻找特定邮件，可是往往强制电子邮件分类的结果，最后却反而更找不到邮件。

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相信你一定有过这样的经验，明明自己已经非常清楚且详细的把电子邮件做好分类（假设分类成：品质、贴焊、测试、整机组装、特别任务等五个项目），可是开始使用后就会发现有些电子邮件可能同时关系到两个以上的分类，比如说客户抱怨公司出货的电路板有SMD零件空焊的问题，请问该归到「品质」还是「贴焊」分类呢？假设归到「品质」好了，因为是客户的抱怨嘛，可是后续发展，同一个主题的电子邮件却开始谈论起要修改钢板(stencil)来解决焊接问题，又发展到是否公司内的其他产品也有类似的问题必须解决，最后连老闆都介入并认为这件事兹事体大，希望可以成立一个专案小组来评估公司的整体DFx系统。

你有没有注意到整个事件的发展，从原本的「品质」分类，变成了「贴焊」的分类，最后又变成了「特别任务」分类，这些都是从同一个电子邮件的主旨衍生出的，你又该如何分类这一系列的电子邮件串呢？通通归在「品质」？分开储存于不同的分类，或者再新增加一个任务分类？

其实不管你怎么分，都无法达到日后方便寻找电子邮件的目的，既然结果已经是这样，那你干麻要将电子邮件分类呢？

「可是不分类不是更难找到电子邮件？」：有同事这样对188金宝搏苹果下载 说。

不会啊？怎么我没有做什么分类，可是找同一封以前的邮件，我总是能找到，而你不一定找得到呢？其实只要善用电子邮件软体所提供的搜寻功能，再加上自己平日养成的良好电子邮件习惯，要从茫茫的电子邮件海中捞出一封电子邮件真的不难。

在不做任何邮件分类的情况下想找到以前的邮件可以有以下几个线索：

事情大概是何时发生的？

这个就是我在文章前面说要用时间来切出电子邮件的目的了，188金宝搏苹果下载 最早的时候用「年」度来区分，一年一个档案，后来邮件的数量开始变多，有鑑于Outlook的Personal Folder太大会爆，所以改成了半年一个档案；近两年图片、3D档的尺寸大增，档案动不动就爆表，现在又改成了四个月一个档案。总之只要有时间的线索，就可以翻出相应时间前后的Personal folder来寻找。

电子邮件是由何人发出的？

现在的电子邮件几乎都可以做「寄件者」及「收件者」的排序，只要确实知道是何人所发出的邮件，或是寄个何人，应该不难找到。要注意的是电子邮件的姓名排列有的姓氏在前，有的名字在前的。

电子邮件谈论的内容为何？

要善用电子邮件软体所提供的搜寻功能，输入「关键字」来寻找相关的邮件，比如说最前面提到的客户抱怨SMD零件品质问题，如果知道有问题的产品型号或是机种名称或客户名称，应该就不难用关键字来搜寻到了。

平日的电子邮件良好习惯

前面拉拉杂杂说了那么多的方法，其实都没有平常养成良好习惯来得重要，假设我们已经知道要找的电子邮件寄送的大概时间，也知道是何人送出的，还知道邮件里头谈论的大概内容「关键字」，可是邮件的标题却「文不对题」，时间久了，就算这封电子邮件已经出现在我的搜寻清单中，我还是很有可能会遗落掉它，因为光看标题我根本不知道这就是我要找的邮件。

所以为了日后寻找电子邮件的方便，一定要养成良好的电子邮件习惯：

• 切记邮件的标题与内文要相符合，如果发现文不对题，记得要修改标题并新增「关键字」。因为188金宝搏苹果下载 平日的工作大概都跟产品制程相关，所以邮件的标题会尽量把专案及产品的名称、料号、不良现象…等这些当作是关键字。Outlook邮件软体的另一大优点就是标题可以很容易修改，只要把游标移到标题就可以修改了。
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• 电子邮件的收件者非常重要，请尽量做到只有一位收件者，其他的人都放在副本抄送的栏位就好。因为搜寻时如果有两个以上的收件者，排序将会变得非常混乱。再说一般我们在写邮件的时候也大多针对某个人，而不是一堆人。

后记：

其实也有网友提到用「标籤」来归类电子邮件，方便日后寻找，标籤的作用是可以对同一封邮件给予多个不同的标籤名字，就像是帮邮件标记「关键字」一样，可以方便我们找到相同分类的邮件，这个标籤功能在Gmail上面有，其实在Outlook上面也有，但是叫做「分类(Category)」，这个「标籤」功能其实在部落格上也常常看到。

不过别忘了，Gmail的「标籤」或Outlook的「分类」功能都必须手动对每一封邮件做设定，就算可以使用筛选，也没有办法做到精确标记，那么！你真的有时间每封邮件这样设定吗？时间久了，或是每天上百封的电子邮件，你真的会每一封邮件都这样标记吗？如果有这个时间，其实可以把邮件的标题改好一点加入「关键字」，让邮件标题与内容相符，更可以节省时间与精力。

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