电子邮件小技巧：用资料夹分类电子邮件是最糟糕的管理

如果188金宝搏苹果下载 告诉你使用「资料夹」归档电子邮件是最糟糕错误的电子邮件管理方式～

相信很多人在使用电子邮件时都会不加思索的使用「资料夹」来分类并归纳电子邮件，但资料夹真的是188金宝搏苹果下载 碰过最糟糕的电子邮件管理方式了。

先想想我们当初分类电子邮件的目的是什么？目的应该只有一个，就是想在日后有需要的时候可以用最快速的时间、最容易的方式找出自己想要的电子邮件来用。

想要达成这个目的，方法有很多种，但绝不是使用「资料夹」，188金宝搏苹果下载 不否认「资料夹」是旧时代资讯还没有电子化时的利器，但「资料夹」分类却有个致命的缺点，就是你归档完日后大概只有50%的机会可以找得到你想找的电子邮件。什么？

这是因为当初你在帮电子邮件归档时就会出现无法明确归档的问题，比如有一封谈论「早午餐」的电子邮件，所以你就将之归档为「早午餐」，可是随着邮件沟通几次来回后，内容可能变成谈到了「商业午餐」，那你是应该继续归档为「早午餐」还是「商业午餐」？或是已经事先设定好早餐、午餐、晚餐的分类，可是突然出现了「下午茶」，这时候你是应该归档在「午餐」还是增加一个「下午茶」？

「资料夹」分类的问题是会随着时间的增加而产生许多主题模煳的电子邮件，让你不知道该如何将之归入那个正确的「资料夹」内，久而久之，连你自己都分不清楚当初自己是如何归档，以至于想找的电子邮件根本连自己都不知道放在哪个资料夹内？

另一个问题，就是资料夹分得越多越仔细，日后就越难找，假设你有50个资料夹分类，光想到要从50个资料夹中找到你要的分类就够费神了，别说还想找到一封你想找的电子邮件了。

所以电子邮件应该如何分类日后才能更有效率找到需要的电子邮件呢？

其实不要帮电子邮件分类就是最好的分类。电子邮件既然已经是资讯化的内容了，你应该要学习如何利用电脑的强大运算能力来帮你找出你所需要电子邮件才是。你唯一应该担心的是如何让一个资料夹容得下这么多电子邮件，为了迁就现今电脑档案管理的能力，188金宝搏苹果下载 会建议你用时间来分类，视实际电子邮件的数量及大小而定来决定一个资料夹内电子邮件时间的长短，比如说设定一年或半年为一个资料夹。

当你想要寻找某一封电子邮件时，只要多多运用邮件软体的『搜寻』、『寻找』、『发现』这类功能，把你要寻找的电子邮件『关键字』输入栏位后就可以让电脑自动去帮你找到你需要的邮件了。关键字可以是人名、主题、产品名、谈论的品目…等。

就188金宝搏苹果下载 的经验，光用「搜寻」这种方法大概就可以找到70%的电子邮件。那剩下的30%该如何寻找呢？

这其实必须配合个人使用电子邮件的良好习惯养成。既然「关键字」是搜寻的重要依据，所以你应该养成在电子邮件的主旨(Subject)中放入关键字的习惯，其目的当然也是为了日后可以方便寻找到正确的邮件的目的，因为「文不对题」的主旨，就算找到了电子邮件也不见得就会被点开，不是吗？

相关延伸阅读：电子邮件小技巧：邮件主旨应切题且包含关键字

讲句不文雅的话，想找一篇「吃饱了没」的邮件，但标题却是「上过厕所了」，你会打开来看吗？可是往往我们收到的电子邮件主旨就是会这样，原本在谈A（吃饭）的内容，可是谈到后面却变成在谈B（上厕所），所以这个时候在你回覆电子邮件邮件时，最好在原来的主旨后面加上括号，写上新的关键字或切题的主旨，这样日后邮件被找到了也才有机会被点开来查看，也才能100%找到自己想要的邮件。

所以，您又是如何有效管理您自己的电子邮件的呢？

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